一　法律関係は人と人との関係の一つであるが、市民生活における法律関係は衣食住に関わるものが多い。衣食住に必要なものは最終的には「物」であるから、物の取得、譲渡、貸借などのための法律関係を経て市民生活が営まれる。
　

　人の意思尊重の現代では、この法律関係の殆どは、人間の意思で形成される。その意思は「契約」という対立両当事者の意思の合致という双方的行為形式で示されるがことが多い。
　

　そして、ここでは、いかにして有効な契約を締結するか、という、いわば実体的問題と、成立した契約の後日の証明のため、いかにして万全な契約書を作成するか、という、いわば手続的問題が起こる。
　

　そのほかにも、人の意思は意思表示の取消、契約の解除などの一方的意思表示（これは単独行為といわれる）で示されたり、債務の履行催告という、これも一方的通知形式をとることがある。
　

　厳密に言えば、このうちの取消、解除は「意思表示」であり、意思表示者の意思が法律上最大限に尊重され、意思表示要件を具備しておれば、表意者の希望通りの法律効果（例えば契約失効などの効果）が発生するが、債務の履行は「意思表示」ではなく、「意思通知」であり、表意者の希望するような効果は発生しないが、時効の一時的中断（民法）１５３条）という、別の法律的効果が発生する点で、両者は区別される（我妻栄・新訂民法総則２３２頁以下参照）。
　

　この一方的意思表示、一方的意思通知についても、契約の場合と同じく、いかにして有効な意思表示、意思表示通知をするか、という、いわば実体的問題と、行った意思表示、意思通知の後日の証明のため、いかにして万全な意思表示、意思通知証明を残すかという、いわば手続的問題がある。
　

　いうまでもなく、前者の実体的問題は、行為者がその行為に関して持つ事実関係とその法律構成によって決定されるが、後者の手続問題において「内容証明郵便」が登場するのである。

二　上記、一方的意思表示、意思通知は、それが対話者間（すぐ目の前に相手方がいたり、いなくても電話のように直ちに、意思通知が伝達、交換される場合）においては即座、即時に効力が生ずるが、そうでない場合、すなわち隔地者（例えば手紙で意思表示、意思通知をするような場合）においては、意思表示、意思通知は心理学的には、表白（例えば意思を書面にしたためること）、発信、受領、了解、という過程をとる。しかし、法律的には、その効力は受領、了解の時点、すなわち到達時に生ずるのが原則である（民法９７条１項）。
　

　隔地者間の意思表示、意思通知についても例外はある。一つは契約の承諾の意思表示についてであり、ここでは発信主義がとられており（民法５２６条１項）、また相手方が所在不明で公示送達、という特殊な方法をとった場合であり、これについては掲示、掲載開始日より２週間経過時点が効力発生時点とされている（平成１３年１２月２５日から施行の「電子消費者契約法３条は、インターネット、ファックス、テレックス、電話による承諾については民法５２６条１項ではなく、原則の９７条１項が適用される、と規定していることに注意が必要である）。

三　契約自由は契約形式の自由も含むが、その延長として、意思表示、意思通知の形式についても自由であるのが原則であるから、表意者は相手方の面前や電話で口頭の意思表示、意思通知をしてもよい。しかし意思表示、意思通知内容が複雑である場合は、口頭伝達では、その内容が相手方に完全、または十分に伝わらない可能性がある。
　

　そこで慎重を期して（同じ趣旨で、契約時に契約書を作成するように）伝達時に通知書、通告書を作成することがしばしば行われる。
　

　更に、意思表示、意思通知の発信時点、到達時点を押さえて、その点に関する後日の紛争を自分に有利に解決するための手段として、内容証明郵便、という方法がとられるのである。
　

　内容証明郵便は表示、通知の意思を明確に表示することが可能であるばかりか、発信、到達の事実及びその時点の証明が容易であるというメリットのほか、その形式性ゆえの慎重さだけではなく、一片の葉書による表示、通知とは違う荘重さをも相手方に伝え、一種の心理的圧迫、強制を与える、という副次的効果も有する（取扱い郵便局を裁判所構内の郵便局とする内容証明郵便が利用されるのもそのゆえである）。

四　郵便法６３条は「内容証明の取扱においては、郵政事業庁において、当該郵便物の内容たる文書の内容を証明する。」と規定しているが、この郵政事業庁により提出された郵便の内容が証明されるものが「内容証明郵便」である（細部については郵便規則１０９条以下が規定している）。
　

　具体的には、同文の書面を三通（一通が内容たる文書、すなわち正本、と呼ばれ、ほか二通は謄本、と呼ばれる）作成し、内容たる文書は相手方に送られ、残る二通の謄本は差出人と郵便局が一通宛保管する。これにより、書面の内容及び書面発信の事実が後日、確実に証明される、というものである。
　

　その書面の用紙、縦横書式、記名押印方式については制限はなく、手書きでも、ワープロ、パソコンを利用してもよいが、 縦書きの場合の一行字数は２０字以内、行数は２６行以内、横書きの場合の一枚の一行字数は１３字以内、行数は４０行以内、或いは一行字数は２６字以内、行数は２０行以内、と制限されている（これは書面一枚についての制限であり、表示内容が多い場合は複数枚作成してもよい。この場合は複数枚をホッチギスなどで綴じて、割り印する）。
　

　文書の訂正は可能であるが、もとの字が見えるように訂正し、欄外に訂正字数を明記する。また句読点、括弧なども一字として計算される。ワープロ、パソコンで書面を作成すれば文書の訂正は入力し直せばよいのであるから、きわめて容易である。
　

　また郵便法６２条は「配達証明の取扱においては、郵政事業庁において、当該郵便物を配達し、又は交付した事実を証明する。」と配達証明制度を規定しており、この制度を利用することにより、書面すなわち書面記載の意思表示、意思通知の到達の事実が証明されるのである。

五　この内容証明郵便を取り扱うのは集配局もしくは地方郵政局長が指定した郵便局であるから、事前にその点を確認しておく必要がある。いわゆる本局を利用するのが無難である。
　

　郵便局に対する内容証明郵便の提出、配達証明の依頼には書留料、内容証明郵便料（一枚４２０円、二枚目からは２５０円ずつ）、配達証明料金など、所定の費用がかかる。

　このほか、もし弁護士に内容証明郵便作成を依頼した場合の基本手数料は、依頼者本人名義で作成した場合は１～３万円であり、弁護士名義で作成した場合は３～５万円である。

六　市販の内容証明郵便用紙は縦書きのものが多いが、横書きでもよい。以下は、横書き形式の、貸金支払催告の内容証明郵便のひな形である。

七　最近、電子内容証明郵便制度が導入された。いわゆるe内証証明郵便である。適当な検索エンジンで「内容証明郵便」で検索すると、従来型、電子型のそれぞれについてのサイトが見付かる。
　

　参照・内容証明の書式全集改訂版・自由国民社（執筆者は東京弁護士会などに所属の弁護士）

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